Mottakelse av gavemidler til avdelinger
Noen ganger kan avdelinger oppleve å være så heldige å få økonomisk støtte fra privatpersoner, lokalt næringsliv eller andre. Disse gavene kan være avgjørende for at vi kan gi det lille ekstra til familiene og de frivillige. For å ta vare på den tilliten giverne viser oss, er det viktig at vi har kontroll på hvordan vi tar imot og bruker pengene.
Vi har sett at tydelig dokumentasjon og øremerking er viktig for å sikre at midlene faktisk blir et supplement til de ordinære budsjettene. Ved å være nøye med dette, sørger vi for at gavene blir brukt som et ekstra løft for avdelingen, i tråd med givers ønske. Vi har derfor formulert et forslag til en anbefalt prosedyre for mottak og registrering av gaver.
Hensikten med denne prosedyren er todelt:
- Vi skal holde det vi lover: Hvis en giver ønsker at pengene skal gå til sommerfest for familiekontaktene, skal vi sikre at de faktisk havner der, og ikke forsvinner i det vanlige driftsbudsjettet. Ved å dokumentere og øremerke gavene med en gang, gjør vi det trygt for både giveren og oss selv.
- Gode rutiner gir trygge givere, og trygge givere kommer ofte tilbake. 😊
Her er anbefalingen til hvordan man går frem ved mottakelse av større beløp gitt som gave til avdelingen:
Anbefalt prosedyre for mottak og registrering av gaver
1. Kartlegging av givers intensjon
Ved mottak av gave bør det avklares hvordan giver ønsker at midlene skal forvaltes:
- Øremerkede midler: Gaver med spesifikke krav til bruk (f.eks. "sosiale tiltak for familiekontakter"). Disse skal brukes til det definerte formålet og holdes adskilt i regnskapet.
- Frie midler: Gaver uten instruks. Disse går til alminnelig drift og disponeres der behovet er størst.
2. Informasjon om skattefradrag
Per i dag er ikke Home-Start som organisasjon forhåndsgodkjent av Skatteetaten som mottaker av gaver med fradragsrett. Skattefradrag gjelder gaver gitt til organisasjoner med nasjonal dekning, og ikke til lokale lag og foreninger. Frivillighet Norge jobber for å endre dette. Inntil videre betyr dette at givere dessverre ikke kan få skattefradrag for sine bidrag. (Unntak: Dersom drifter står på listen over godkjente organisasjoner for fradrag. F.eks Frelsesarmeen. I slike tilfeller vil nok drifter ha egne rutiner for innrapportering av dette.)
3. Skriftlig dokumentasjon
For å sikre at midlene kommer avdelingen til gode slik det er tenkt, bør følgende dokumenteres:
- Skriftlig bekreftelse: Det bør foreligge dokumentasjon (e-post, brev eller Vipps-melding) som viser givers formål.
- Arkivering: Denne dokumentasjonen bør lagres som vedlegg til regnskapsbilaget. Dette er vårt bevis overfor revisor og giver på at vi forvalter pengene slik giver forventer.
- Manglende spesifikasjon: Dersom gaven er gitt uten tekst, og det ikke er praktisk mulig å kontakte giver, bør mottaker skrive et kort notat: "Gave mottatt uten spesifikasjon – disponeres til alminnelig drift".
- Takkebrev: Bekreft formålet i takkebrevet: "Vi bekrefter mottak av kr XX øremerket [formål]."
4. Avvikshåndtering
- Hvis formålet ikke kan gjennomføres: Dersom man mottar midler til et tiltak som avlyses, skal giver kontaktes. Spør om midlene kan omdisponeres til et annet formål eller alminnelig drift. Dette skal bekreftes skriftlig av giver.
- Tvil om formål: Ved usikkerhet om hva giver mener, skal gaven alltid behandles som øremerket inntil det motsatte er bekreftet.
5. Sjekkliste for håndtering
- Registrering: Identifiser innbetaling i bank/Vipps.
- Kategorisering: Er gaven øremerket eller til alminnelig drift?
- Takk og bekreft: Send takk som bekrefter mottak og ev. spesifisert formål.
- Regnskapsføring: Før gaven på korrekt prosjektkode/kostnadssted.
- Oppfølging: Påse at kostnader føres mot samme prosjektnummer som gaven.
6. Eksempel på arkivering
- Bilag 104: Bankutskrift på 5 000 kr.
- Vedlegg til bilag 104: Kopi av e-post fra bedrift X: "Her er et bidrag til sommerfesten for familiekontaktene".
- Regnskapsføring: Føres på prosjekt "105 - Sosiale tiltak frivillige"