Kapittel
Beskrivelsen skal gi innsikt i hvilke deler av Home-Start arbeidet som berøres av bestemmelsene i GDPR reglementet, og gi avdelingen et forslag til hvordan drifter/koordinator kan legge til rette for å overholde dette. GDPR reglementet skal beskytte familier og frivilliges personopplysninger. Det er drifter som har ansvar for avdelingens rutiner og lokale retningslinjer, og at de er i tråd med bestemmelsene for GDPR. Koordinator har ansvar for å gjennomføre arbeidet etter rutinene som drifter har gitt, slik at GDPR overholdes.
Det er viktig at avdelingen alltid opplyser om hvordan man bruker personopplysningene familier og frivillige gir til avdelingen. Avdelingen skal legge fram personvernerklæring fra Home-Start Norge, og sikre at denne blir forstått og signert.
Vær oppmerksom på at det som står i dette skrivet skal gjenspeile avdelingens rutiner.
Fra våre familiekontakter og familier innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-postadresse. Koordinatorene innhenter også andre opplysninger på besøk hjemme hos kommende familiekontakter/frivillige, og familier som ønsker hjelp.
Opplysningene som innhentes er grunnlaget for at vi skal kunne koble familiekontakten til den familien de skal besøke.
Når man melder seg på kurs samtykker man til at avdelingen bruker personopplysninger til eksempelvis nyhetsbrev, invitasjon til arrangementer og lignende.
Ønsker man å motta hjelp eller bidra som frivillig i Home-Start, samtykker man til at opplysninger fra familiekontakter og familier vil bli anonymisert i en årsrapport om aktiviteten på hver avdeling, og i en samlet årsrapport som blir laget av Home-Start Norge.
Opplysningene oppbevares på sikret datanettverk som er GDPR godkjent, eller i innelåst arkiv som er GDPR godkjent. I Home-Start anvender vi Home-Start-CRM til oppbevaring av personopplysninger.
Opplysninger kan ikke gis videre uten videre samtykke fra den det gjelder. Home-Start Norges samtykkeskjema brukes til dette (ligger i CRM systemet)
Adresser, telefonnummer og annen sensitiv informasjon skal ikke sendes på e-post eller tekstmelding. Dette regnes ikke som sikkert.
Personopplysninger fra familiekontakter og familier vil bli slettet innen et år etter avsluttet kontakt, med mindre annet er avtalt med de involverte. Familier og familiekontakter kan når som helst be om at data slettes når de ikke lenger ønsker kontakt med Home-Start.
Når man sender e-post til grupper av frivillige eller familier, skal alltid blindkopi benyttes. Dette er for at ikke listen skal kunne distribueres til andre og misbrukes.
https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-verktoy/lover-og-regler/
Ressurs fullført!